Privacy policy.

Flux Coaching Privacy Notice 

 Last updated: 16.07.2023 

Contents 

1. Introduction​

2. What is personal data?​

3. Personal data we collect​

4. How we collect your data​

5. Purposes for which we use your personal data and the lawful basis​

6. International transfers​

7. How long we keep your personal data​

8. Security of your personal data​

9. Your rights​

10. How to complain​

11. How to contact us​

1. Introduction 

Flux Coaching (“Flux”, “We”, “our”) is committed to protecting the privacy and security of the personal data we collect about our members (“you/your”). 

The purpose of this privacy notice is to explain what personal data we collect about you when become a Flux athlete. When we do this, we are the data controller. 

Please read this privacy notice carefully as it provides important information about how we handle your personal information and your rights. If you have any questions about any aspect of this privacy notice, you can contact us using the information provided below or at info@fluxcoaching.co.uk. 

2. What is personal data? 

 ‘Personal data’ is any information from which you can be identified, either directly or indirectly. For example, your name or an online identifier. 

‘Special category personal data’ is more sensitive personal data and includes information revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs trade union membership, genetic data, biometric data for the purposes of uniquely identifying someone, data concerning physical or mental health or data concerning someone's sex life or sexual orientation. 

 

3. Personal data we collect 

We collect, use and are responsible for certain personal data about you. When we do so we are subject to the UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) and the Data Protection Act 2018. The personal data we collect includes; 

  • First name 

  • Last name

  • Email address

  • Address 

  • Postcode 

  • Billing information 

  • Any other personal information you disclose to us, including through the forms on our website 

4. How we collect your data 

We will only collect this personal data directly from you - in person, by telephone, text or email and via our website or mobile application. We do not collect your personal data from any third parties. 

 

5. Purposes for which we use your personal data and the lawful basis 

When providing services to you, we may use your personal data for the following purposes and on the following lawful basis:

Purpose: To fulfil our obligations to you, including by providing you access to our our services

Lawful basis for processing: Article 6(1)(b) - Performance of a contract

Purpose: To manage and administer your account

Lawful basis for processing: Article 6(1)(f) - Our legitimate interest as a programming provider in managing our member’s accounts

Purpose: To process your payment information

Lawful basis for processing: Article 6(1)(b) - Performance of a contract

Purpose: To answer any queries or questions we receive from you 

Lawful basis for processing: Article (6)(1)(f) - Our legitimate interest in responding to messages we receive from our members, potential members and website visitors 

Purpose: To post your feedback/testimonial on our website or social media

Lawful basis for processing: Article 6(1)(a) - Consent

Please note that where your personal data is processed because it is necessary for the performance of a contract to which you are a party, we will be unable to provide our services without the required information.

6. International transfers 

 When we collect your personal data, it may be processed outside the UK. This is because the organisations we use to provide our services to you are located in other countries. 

 We have taken appropriate steps to ensure that where personal data is processed outside the UK, it has an essentially equivalent level of protection as it has within the UK. We do this by ensuring that:

  • Your personal data is only processed in a country which the Secretary of State has confirmed has an adequate level of protection (an adequacy regulation); or 

  • We enter into either International Data Transfer Agreements (IDTAs) or Standard​ Contractual Clauses (SCCs) (with the UK Addendum) with the receiving organisations and ensure that supplementary measures are also applied, where necessary. 

7. How long we keep your personal data 

We will retain your personal data for as long as necessary to provide you with our services and for a reasonable period thereafter to enable us to meet our contractual and legal obligations and to deal with complaints and claims. 

At the end of the retention period, your personal data will be securely deleted or anonymised.  

8. Security of your personal data 

We have implemented appropriate technical and organisational measures to safeguard your personal data and protect it from accidental or unlawful destruction, loss or alteration and from unauthorised disclosure and access. 

9. Your rights 

 You have certain rights in relation to the processing of your personal data, including to:

  • Request access to your personal data (commonly known as a "Subject Access Request"). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you. 

  • Request rectification of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate information we hold about you corrected. 

  • Request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it. You also have the right to ask us to delete or remove your personal data where you have exercised your right to object to processing (see below). 

  • Object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on this ground. If you object to us using your personal data for marketing purposes we will stop sending you marketing material. 

  • Request the restriction of processing of your personal data. This enables you to ask us to suspend the processing of your personal data, for example, if you want us to establish its accuracy or the reason for processing it.

  • Request the transfer of your personal data to another party (data portability). 

  • Automated decision making. You have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing which will significantly affect you. We do not use automated decision-making. 

Right to withdraw consent  

 In the circumstances where you have provided your consent to the processing of your personal data for a specific purpose, you have the right to withdraw your consent for that specific processing at any time. Once we have received notification that you have withdrawn your consent, we will no longer process your information for the purpose or purposes you originally agreed to, unless we are permitted by law to do so. 

How to exercise your rights 

 You will not usually need to pay a fee to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request for access is clearly unfounded or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with the request in such circumstances. If you wish to exercise your rights, please contact us at info@fluxcoaching.co.uk. 

 

10. How to complain 

You have the right to lodge a complaint with the supervisory authority, if you believe we are infringing the UK data protection laws or you are concerned about the way in which we are handling your personal data. The supervisory authority in the UK is the Information Commissioner's Office which can be contacted online at: 

 • https://ico.org.uk/global/contact-us/ 

 • Or by telephone on 0303 123 1113 

 

11. How to contact us 

 If you wish to contact us in relation to this privacy notice or if you wish to exercise any of your rights outlined above, then please address your correspondence to info@fluxcoaching.co.uk.